Dette indlæg handler om at bruge møder til at fremme samarbejdet i dit projekt med klarhed, momentum og formål.
Hvad du vil lære i dette indlæg:
- Du vil lære om forskellige typer projektmøder og hvornår du skal bruge dem.
- Vi vil også dække bedste praksis for at komme forberedt til dine møder.
- Du vil lære at facilitere dine projektmøder for at maksimere deltagelse, produktivt samarbejde og tidsstyring.
- Og du vil få et sæt værktøjer til at sikre, at alle ved, hvad de næste skridt er efter mødet, og hvem der er ansvarlig for hvad (og hvornår).
Mødeparadokset
Lad os tale om mødeparadokset.
Projekter er samarbejder, så det kommer nok ikke som nogen overraskelse, at dit projekt vil have brug for nogle møder for at få alle til at arbejde sammen og dele information effektivt. Men hvis vi ikke er forsigtige, kan det nogle gange føles som om, vi bruger hele dagen i møder. Vores team kan begynde at føle, at de ikke får tid til at fokusere på dybt arbejde. Vores interessenter kan begynde at miste tilliden til projektteamets evne til at gøre fremskridt uden at konsultere dem ved hver skridt på vejen.
Det med møder er, at de er nemme at gøre dårligt. “Lad os have et møde om det” er ofte det første, folk siger, når de støder på et problem. Og så holder du et møde og kommer ingen vegne. Møder er også utroligt dyre.
At have en masse mennesker siddende og snakke om, hvad der nu falder dem ind, vil hurtigt brænde igennem selv de største budgetter. Men når de gøres godt, kan møder skabe klarhed, justere perspektiver, løse komplekse problemer, accelerere beslutninger og producere idéer, der vil fremme dit projekt. Det er mødeparadokset: det handler om at finde balancen.
Så det er bedst at være intentionel og bevidst om dine projektmøder. Beskyt dit teams tid – og din egen! Beslut, hvad der kræver et møde, og hvad der ikke gør. Gør møder til en del af arbejdet, ikke adskilt fra det. Vær åben for feedback om dine projektmøder. Og hvis et tilbagevendende møde ikke føles nyttigt, så ændr det!
Hvornår er et møde nødvendigt?
Det første skridt mod at finde balancen er at spørge dig selv, om vi virkelig har brug for et møde til dette? Kan en e-mail gøre det i stedet? Kan vi ordne dette på Slack? Dette kan være noget af en vurderingssag fra gang til gang. Men at tage den forkerte beslutning for ofte kan begynde at undergrave tillid, moral og produktivitet på tværs af alle aspekter af dit projekt. Så hvordan begynder du at beslutte, hvad der kræver et møde, og hvad der ikke gør?
De bedste muligheder for at bruge et møde i stedet for asynkron kommunikation har normalt en eller flere af disse karakteristika:
Tidsfølsomhed
Spørg dig selv: Er det vigtigt for en gruppe mennesker at modtage den samme information samtidig? E-mails og instant messages garanterer ikke altid, at beskeden bliver læst i tide, så et møde kan være den bedste løsning.
Emnets kompleksitet
Er emnet noget, der let kan misforstås i en e-mail eller chat? Hvis ja, kan et møde hjælpe med at mindske misforståelser eller miskommunikationer, der kan tage dit projekt i den forkerte retning.
Dialog og non-verbal kommunikation
Spørg dig selv: Er realtidsdialog vital for at drive resultaterne og målene? Vil det være nyttigt for gruppen at bygge videre på hinandens kommentarer? Er non-verbal kommunikation vigtig for at vurdere, hvordan information og beslutninger modtages? Alle disse ting er ofte bedre tjent i en mødekontekst.
Etablering af relationer og team-building
Møder handler ikke kun om at få arbejdet gjort eller træffe beslutninger. Spørg dig selv: Er dette en mulighed for gruppen at opbygge relationer og etablere tillid? Ofte vil en ansigt-til-ansigt interaktion gøre mere end blot at opnå målene for mødet. Faktisk, hvis det udføres godt, kan et møde humanisere samarbejdet og uddybe arbejdsmæssige relationer, hvilket kan gå langt i retning af at skabe det højtydende team, du drømmer om.
Typer af projektmøder
Der er bestemt nogle scenarier i løbet af dit projekt, hvor møder kan være et virkelig effektivt værktøj. Dette er ikke en eksakt videnskab: hvert projekt kan have en anden tilgang til møder. For eksempel vil et team, der bruger Scrum, have en veldefineret kadence af ceremonier som backlog grooming sessions, sprintplanlægningssessioner, daglige stand-ups, sprint reviews og sprint retrospectives.
Men andre teams kan vælge så få møder som muligt, og erstatte mange af dem med asynkron kommunikation som realtids dashboards, chat-baserede teamopdateringer, digitale samarbejdsværktøjer og endda bare strukturerede e-mailtråde. Du skal evaluere dit team og din organisationskultur for at finde den rette blanding.
Men der er nogle få scenarier, der kan opstå gennem dit projekt, som kan retfærdiggøre et møde. Så lad os tale lidt om nogle almindelige typer af projektmøder.
Opstartsmøder
En meget almindelig type projektmøde er et opstartsmøde. Opstartsmøder får alle justeret på forventningerne i starten af et projekt eller en fase eller en iteration/increment. Disse er ofte møder, fordi de handler om at opbygge tillid, levere tidsfølsom information og drive dialog for at justere forventninger.
Ideation- og planlægningsmøder
Der er også ideation- og planlægningsmøder—møder, der fremmer brainstorming eller direkte samarbejde. Disse møder hjælper med at få en gruppe specialister eller beslutningstagere sammen for at brainstorme eller organisere sig i realtid. Disse er ofte møder, fordi de er afhængige af realtids informationsdeling og dialog mellem specialister for at udforske afhængigheder og forskellige perspektiver.
Projektcheck-ins og statusmøder
Du kan også have tilbagevendende statusmøder eller team check-ins gennem dit projekt. Statusmøder kan hjælpe med at fremme dialog omkring projektets fremskridt, risici, problemer, handlinger og beslutninger. Disse fungerer godt som møder, fordi de tillader spørgsmål og diskussion om projektet, samtidig med at de bygger tillid og sammenhold. Non-verbal kommunikation er også nyttig for at vurdere forholdets sundhed med dit projektteam og dine projektinteressenter.
Gennemgangsmøder og præsentationer
Når leverancer er færdige, vil du måske også sætte op gennemgangsmøder og præsentationer for at få projektets output foran det rette publikum for feedback og godkendelse. Disse er ofte møder, fordi de kan fremkalde rå, realtids feedback fra forskellige perspektiver. Men de giver dig også mulighed for at kontrollere fortællingen omkring dit teams arbejde i stedet for at have interessenter, der dykker direkte ind og plukker det fra hinanden uden kontekst.
Retrospektiver
Og til sidst vil du sandsynligvis have en form for retrospektiv møde – eller post-mortem. Disse møder giver et team mulighed for at reflektere ved slutningen af et projekt, en fase, iteration eller increment. De driver dialogen om, hvad der gik godt, hvad der kunne være gået bedre, og hvad der kan forbedres til næste gang.
Forberedelse til møder
Okay, så du har besluttet at have et møde, men hvordan vil du sikre, at mødet er en god brug af alles tid (og dit projekts budget!)?
En af hovedårsagerne til, at møder generelt er uproduktive, er fordi de ikke er planlagt ordentligt. Du ender med halvvejs at diskutere noget, og så uforklarligt at drive ind i at tale om alles yndlings taco shop. Det er lidt sjovt, ikke? Det føles afslappet, alle har en god tid, alle har en ny taco shop at prøve, men det er spild af tid.
For at holde succesfulde møder hver gang, skal du tænke lidt over din tilgang. Husk, at mødet er en refleksion af din ledelse. Det er en refleksion af den kultur, du har skabt og din evne til at levere et projekt godt. Så hvordan kan vi bruge vores ledelse til bedre at opsætte vores møder for at være succesfulde?
Nøglen er at tænke strategisk om møder. De er meget dyre og altid en afbrydelse af noget andet – hvis folk er i et møde, arbejder de ikke på projektet.
Lav en agenda
Hvis du antager, at du har brug for et møde og har et klart mål, lav en mødeagenda, selv for de korteste møder. Agendaen skal matche mødemålet og finde en måde at opnå det mål.
Agendaen bør inkludere mødets mål, diskussionsemner, en person, der er tildelt til at lede den diskussion, og en tid allokeret til hvert punkt på agendaen. Inkluder agendaen i mødeinvitationen, så alle ved deres ansvar for mødet på forhånd. At have en agenda vil hjælpe dig med at holde dig til mødemålene, formulere hvad potentielle opgavepunkter kunne være, og holde samtalen på sporet.
Vær selektiv
Hvor mange mennesker har du brug for i dit møde? Det rigtige svar er… så få som muligt! Jo flere mennesker du inviterer til mødet, jo mindre fokuseret vil det være og jo dyrere vil det være! Se tilbage på det mødemål. Er det noget, dit hele team skal involveres i, for at opnå?
Hvis ikke, så inviter ikke alle. Prøv at have 6-8 mennesker max. Du kan altid følge op med folk, du ikke inviterede senere, eller bare sende en opsummeringsmail bagefter. Så hav små møder!
Bliv klar
Sørg for, at du planlægger og forbereder for at give mødet den bedste chance for succes muligt.
Book det bedste rum, du kan få, book konferencelinjen og skærmdelingen, sæt Zoom-opkaldet op med alle de rigtige detaljer for at logge på eller ringe ind, og inviter alle i god tid. Vi vil ikke have, at alle er forvirrede i begyndelsen af mødet, fordi de er 5 minutter forsinkede, fordi du glemte at inkludere alle de detaljer. Mindst af alt dig selv. Sørg for, at du er der i god tid, ringer ind tidligt, er klar og parat til at gå i gang, og er der for at byde alle velkommen til mødet. Det er tid til at demonstrere dit lederskab.
Hvis dit møde involverer både fjern- og tilstedeværende deltagere, prøv at planlægge på forhånd for at gøre oplevelsen så inkluderende som muligt. Beslut ting som, om det er okay for fjern-deltagere at have deres kameraer slukket, og om alle tilstedeværende deltagere skal bruge deres egen laptop-webcam, eller om du vil have et kamera, der viser hele rummet. Beslut, om samtale også kan finde sted i chatten ud over gennem lyd, og om deltagere skal bruge “række hånden op”-funktionen, hvis de vil tale.
Overvej, om nogen skal ringe ind via telefon, og sørg for, at opkaldet er sat op med det passende telefonnummer til at deltage. Og glem ikke alles mindst foretrukne funktion ved det moderne hybride møde: mikrofon feedback. Tænk over, om du har det rigtige udstyr til, at alle kan blive hørt og høre hinanden – uden det øjeblik med endeløs, skrækkelig, ekko feedback.
Minimér varigheden
Endelig kan du sætte dine møder godt op ved at minimere varigheden. Beskyt dit teams tid! Husk, møder er dyre!
Hvis du kun har brug for 15 minutter, så brug kun det, fyld ikke ud med ekstra 15 minutter, fordi det er standarden i din kalenderapp. Og undgå så vidt muligt at booke møder, der starter lige, når et andet møde slutter.
Hvis facilitator af det tidligere møde ikke har set dette indlæg, er der en god chance for, at deres møde vil trække ud, og at deltagerne derefter har brug for en biologisk pause eller tid til at nå mødelokalet eller opkaldsdetaljerne. Intet er værre end at det tager 7 minutter for alle at samle sig, når mødet kun skulle vare 15 minutter.
Mødefacilitering
Hvis du har forberedt dig ordentligt til dit møde og har sat klare forventninger med dine deltagere, er du i god form til at have et produktivt møde. Men du er ikke helt ude af skoven endnu.
Selv et vel forberedt møde kan let gå af sporet. Alt det kræver, er en saftig kommentar for at udløse en debat, der tager resten af mødet. Og så har det dyre møde brug for en dyr efterfølger for at binde alle løse ender sammen, som vi ikke helt nåede.
Så hvordan holder du kontrol over dine møder for at holde dem fokuserede, produktive og værdifulde?
Det er en god idé at starte mødet med at gentage målene for mødet for at sikre alignment.
Hvis mødet er en længere session, gennemgå agendaen sammen, så deltagerne har en frisk fornemmelse af tidspunkter pr. emne og kan holde hinanden ansvarlige for, hvordan tiden bruges. Dette er elementerne i “upfront kontrakten” for alle deltagere, der investerer deres tid i dette møde (inklusive dig!) – så det er vigtigt at minde dine deltagere om at ære dem også!
Hvis dine deltagere er en gruppe, der ikke arbejder sammen ofte eller endnu ikke har etableret en fælles teamkultur, brug et minut eller to på grundregler. For eksempel, for en interaktiv ideation session, kan du bede deltagerne om at lukke deres laptops og lægge deres telefoner uden for rækkevidde.
Du kan også opmuntre deltagerne til at bruge mere samarbejdssprog som “Ja, og…” i stedet for at starte en sætning med “Nej”. Det vil tillade samtalen at bygge som en sammenhængende tanke i stedet for flere konkurrerende idéer, der afslutter hinanden.
Hvis det passer til dit møde, opmuntre deltagerne til at stille spørgsmål, rejse bekymringer, foreslå idéer eller bede om hjælp.
Nu er også din mulighed for at minde deltagerne om at række hånden op for at tale, hvis det er noget, du har besluttet, vil være bedst for dit møde. Det kan hjælpe med at minimere afbrydelser og skabe anvisninger for lang-snakkere til at lade andre tale. Men selv med grundregler vil det ikke garantere, at alle vil opføre sig ordentligt i øjeblikkets hede. Så opsæt en måde at fange større, måske mere tangentiale, idéer til at diskutere uden for mødet.
En almindelig teknik er at opsætte en “parkeringsplads”, som kan være så simpelt som et sted på whiteboardet (hvad enten fysisk eller digitalt), hvor emner, der skal genbesøges, fanges, så gruppen kan blive enige om at gå videre med agendaen uden at bekymre sig om, at en god idé er blevet forladt.
Og, vigtigst af alt, sørg for, at du ved, hvem der tager notater på mødet. Som mødefacilitator kan det være urealistisk eller ineffektivt for dig at være notetageren. Hvis du prøver at både facilitere og tage notater, er det sandsynligt, at du vil gøre et bedre job med den ene og et middelmådigt job med den anden. Så udpeg nogen, du stoler på, til at tage notater – enten før mødet starter, eller i starten af mødet.
Og, hvis alle er enige om det, overvej at optage mødet. Dette kan være nyttigt, hvis deltagerne vil referere tilbage til noget, der blev sagt i mødet. Men det kan også være nyttigt for folk, der ikke kunne deltage, eller som en “pre-read” for folk, der deltager i efterfølgende møder om samme emne.
Når mødet er i gang, er det din opgave at styre samtalen mod sine mål, samtidig med at du giver deltagerne mulighed for at bidrage. Men det er også dit ansvar ikke blot at lade højere stemmer sejre (især din egen!) Husk, at ikke alle trives i en mødesituation, og at hierarki og interpersonel politik kan påvirke, hvordan folk opfører sig i en mødesituation.
Overvej inkluderende og demokratiske aktiviteter som at lade alle skrive deres idéer på post-it noter og give hver deltager en chance for at præsentere deres tanker. Vær også opmærksom på at overvåge køen af deltagere, der rækker hånden op (virtuelt eller fysisk) for at tale. Vær en god facilitator ved at komme til hver hånd i rækkefølge og ved forsigtigt og professionelt at hjælpe deltagerne med at modstå trangen til at afbryde.
Men lige så vigtigt, prøv at undgå at sætte folk på stedet. Bare fordi nogen ikke siger meget, betyder det ikke, at de skal tvinges
til at sige noget. Giv i stedet muligheder, der går ud over den typiske møderamme. For eksempel kan du invitere bidrag via e-mail eller chat før, under og efter mødet.
Bare fordi et møde er begrænset af tid, betyder det ikke, at alt arbejdet skal ske inden for det. Møder er et øjeblik inden for arbejdet, begrundet af nogle af de egenskaber og kvaliteter, der gør et møde nødvendigt.
Men prøv også at gøre dine møder sjove og mindeværdige. Tag donuts med. Varier din mødestil. Husk, at I ikke altid behøver at sidde rundt om et bord i et rum. Det kan være, at I kan gå udenfor til en gåtur, eller I kan bare have en 5 minutters stående møde, eller I kan holde mødet et usædvanligt sted for at gøre det mindeværdigt. Hvad end du gør, så sørg for, at du håndterer dine møder ordentligt, og du vil spare dig selv og dit team for en masse tid.
Mødeudfald
Okay, fantastisk, du er kommet igennem dit møde, og det var en produktiv succes. Alle føler sig godt tilpas. Så… er jobbet gjort?
Ikke helt. Selv hvis arbejdet bliver gjort under mødet, skal du opretholde den fremdrift for at sikre, at de ting, der blev aftalt, bliver gjort efter mødet, rent faktisk bliver gjort.
Først og fremmest vil du lave mødenoter, herunder eventuelle handlinger eller beslutninger, der blev aftalt under mødet. Dette kan virke kedeligt, især efter spændingen og flydende i samtalerne i mødet. Men hvis du springer dette skridt over, vil du opdage, at de fleste deltagere enten vil have en anden opfattelse af, hvad der blev diskuteret i mødet, eller vil begynde at glemme, hvad der skete i mødet – eller begge dele!
Det gælder også dig! Som projektleder vil du hurtigt blive trukket ind i næste sæt udfordringer, men du vil også blive forventet at være den, der husker alle detaljerne fra mødet. Så afsæt tid til at gøre mødenoterne til et reference-dokument. Og vær strategisk om det!
Uanset om du opsætter disse som formelle mødereferater eller bare en uformel opsummeringsmail, så sørg for at være kortfattet og præcis. Fang nøgleinformation som emner diskuteret og beslutninger truffet.
Men undgå at sætte forventningen om, at læsning af referaterne vil være det samme som at genopleve mødet. For det første vil lange, detaljerede noter ikke blive læst. For det andet er din tid mere værdifuld end det!
Der er sandsynligvis også nogle handlinger, der skal udføres efter mødet. Men det er ikke godt nok bare at liste dem. Sørg for, at eventuelle handlinger har ejere og forfaldsdatoer, så forventningerne er klare, og at arbejdet, der skal udføres, holdes i kontekst med din projekttidsplan. Hvis det passer til dine deltagere, sæt handlingerne øverst på dine noter eller referater, snarere end nederst, for at sikre, at de ansvarlige ser, hvad de hænger på, selvom de ikke læste hele dokumentet.
Del derefter noterne, referaterne, og – hvis relevant – optagelsen med de relevante interessenter og deltagere. Dette gør tre ting: For det første sætter det, hvad der skete i dit møde “på rekord” for at mindske risikoen for at have flere fortolkninger af, hvad der skete i mødet.
For det andet forstærker det det ansvar, handlingsejere føler. De ved, at alle på den tråd forventer, at de tager deres handlingselementer over målstregen, så projektet når sine mål. For det tredje giver det dig et referencedokument til at sætte nogle påmindelser op for dig selv om at følge op med handlingsejere.
Du vil måske også bede deltagerne om feedback om dit møde, så du kan fortsætte med at forbedre produktiviteten og effektiviteten af dine projektmøder.
Dette kan være så simpelt som at bede deltagerne om at række ud med eventuel feedback eller idéer til forbedring af dine projektmøder.
Eller det kan være en skabelonundersøgelse, der er oprettet i noget som Google Forms, Typeform eller SurveyMonkey, som du nemt kan sende et link til. Det kan virke tåbeligt og unødvendigt, og måske er det ikke “din stil” at gøre dette. Men det er også en værdifuld måde at lære mere om, hvordan din projektledelse opfattes, fortsætte med at forbedre, og vise, at du er forpligtet til at være respektfuld overfor alles tid, når det kommer til deres tid brugt i møder.
Og sidst, men ikke mindst, sørg for, at du følger op på mødehandlingerne, efterhånden som deres forfaldsdatoer nærmer sig. Du kan gøre dette ved at oversætte dine handlingselementer til opgaver i din projektstyringssoftware, eller måske bare ved at opsætte en påmindelse i din to-do app eller kalender. Men forvent ikke, at handlingsejere vil gøre det samme. De kan have de bedste intentioner om at fuldføre deres handlinger til tiden, men det er lige så sandsynligt, at de kan blive overvældet af konkurrerende prioriteter eller simpelthen glemme det.
Som projektleder er du tidsholderen for dit projekt. Du har visionen og forståelsen af, hvad der skal ske hvornår og hvorfor. Og for bedre eller værre har du mest på spil i forhold til at være ansvarlig for at levere projektet med succes. Så ej det.
Opsummering
Lad os tage en hurtig opsummering af, hvad vi har lært.
Du bør nu have nogle parametre for at beslutte, hvornår du har brug for et møde, og hvornår du ikke har. Vi dækkede også almindelige typer af projektmøder, hvorfor de er bedst opsat som møder, og hvornår du skal bruge dem. Du ved nu, hvordan du forbereder dig til et projektmøde ordentligt, så det er sat op til succes.
Du ved nu, hvordan du faciliterer et projektmøde og styrer det mod dets mål på en professionel og inkluderende måde. Og du ved nu, hvordan du opretholder momentum efter dit møde ved at være klar over beslutninger, handlinger og ansvar.
Så nu er du klar til at have effektive projektmøder, når de er nødvendige, og undgå dyre møder, der ikke er nødvendige.
