Risici er som isbjerge og jetstrømme i vandet, der enten kan synke vores skib eller give det en uventet fartforøgelse. De er de trusler, der kan sætte vores projekt i fare, og de muligheder, der kan give vores projekt en uretfærdig fordel.
Grundlæggende er risici dog usikkerheder. Derfor er vores evne til at se fremad og identificere potentielle trusler og muligheder så vigtig. Ved at håndtere risiko korrekt gennem hele vores projekter, kan vi undgå katastrofer, udnytte heldige omstændigheder eller blot have en plan, når noget går galt.
I dagens indlæg vil vi lære dig en ramme for proaktiv risikostyring, der vil holde dig, dit team og dine interessenter åbne for samtaler om risici og hvordan man håndterer dem.
Her er hvad du vil lære i dette indlæg:
- Forstå vigtigheden af risikostyring og få den rette tankegang til at håndtere det.
- Kende trinene i risikostyringscyklussen og hvordan man anvender dem på dit projekt.
- Forstå hvordan man bruger et simpelt risikoregister til at logge, vurdere og overvåge risici.
Tilgang til Risiko
Lad os starte med at tale om, hvordan man tilgår risiko.
Som projektleder er det din opgave at holde dit team bevidst om risiko fra de tidlige faser helt til projektets afslutning. Problemet er, at ingen rigtig ønsker at tale om risici. Negative risici er lidt nedslående, positive risici virker som ekstra arbejde, og ærligt talt, så vil alle hellere antage, at alt vil gå godt uden at tænke på enten.
Faktisk er den største synder ofte dig selv – projektlederen. Du har en hel bunke ting, du *SKAL* få til at ske – hvem har tid til at bekymre sig om ting, der *MÅSKE* vil ske?
Men at undgå emnet risiko er som at stikke hovedet i sandet. Så lad os ændre, hvordan vi ser på risiko og hvordan vi kan tale om det på en sund måde.
Hvad er en risiko?
Kort sagt er risici ting, der kan ske, men som endnu ikke er sket. Mere specifikt er de ting, der kan have en materiel indvirkning på dit projekt, hvis de sker, og derfor er de ting, du og dit team skal erkende og planlægge for.
Hvad er risikostyring?
Risikostyring handler om at lave den plan og holde øje med den. Det er processen med proaktivt at tale om, hvilke overraskelser der kan være i vente og beslutte, hvad man skal gøre ved det.
For at koge det ned handler risikostyring om at være forberedt i mødet med usikkerhed. Det er som at have en god evakueringsplan i tilfælde af brand, eller en solid strategi for at hamstre toiletpapir, når det er på tilbud.
Risikostyringscyklussen
Risikostyring er en cyklus – en kontinuerlig, gentagende proces. Det er ikke noget, du gør én gang, og så er du færdig. Hvis vi vender tilbage til vores skibsanalog: at scanne havnen for isbjerge og jetstrømme én gang, lige inden du sætter sejl, er ikke godt nok. Det giver ingen mening.
Hvis du har noget håb om at nå din destination helskindet, skal alle holde øje med trusler og muligheder gennem hele rejsen, så dit mandskab kan planlægge og genplanlægge den bedst mulige vej til succes.
Risikostyring er et holdarbejde
Endnu vigtigere bør risikostyring ikke gøres alene. Som projektleder kan du *FORSØGE* at lave en udtømmende liste over alle de risici, dit projekt står overfor og hvordan man reagerer på disse risici.
Men du har måske ikke den rette ekspertise eller perspektiv til at identificere en risiko. Og du er måske ikke den rette person til at lave en plan for at håndtere den risiko. Du er måske ikke engang den rette person til at udføre den plan, hvis risikoen realiseres.
Det er derfor bedre at være den person, der får folk til at føle sig trygge ved risiko, så de har værktøjerne til at opdage risici og er forberedt på at håndtere dem, hvis det bliver nødvendigt. Du kan være ansvarlig for risikostyringen på projektet, men du skal ikke gøre det hele selv.
Risici er normale
Og på tværs af alt dette er det vigtigt at huske, at risici er en iboende del af projekter. Negative risici (eller trusler) er lige så naturlige som risikoen for regn på dagen for en parade, eller at få en punktering, når man kører tværs over landet. Positive risici (eller muligheder) er lige så rimelige som et sæsonudsalg på skoleartikler, eller at finde en rute, der undgår tæt trafik på din pendling.
Så et projekt med mange risici er ikke nødvendigvis et dårligt styret projekt. Og at tale om risici gør dig ikke til en dårlig projektleder. Faktisk vil jeg hævde, at den person, der medbringer en bunke paraplyer til en parade, der måske bliver regnet på, er ret genial!
Risikostyringsprocessen
Risikostyring er en kontinuerlig løkke af 4 trin:
- Identificering
- Vurdering
- Behandling
- Overvågning
Identificering
Identifikation af risiko handler om at spotte alle isbjerge og jetstrømme – alle trusler og muligheder.
Negative risici
Når det kommer til trusler, er det en samtale med dit team og dine interessenter, hvor du muligvis skal spille rollen som pessimist. Målet er at forestille sig det værst tænkelige scenarie og blive ved med at grave i de emner, der bliver rejst.
Det kan kræve lidt pres – husk: folk kan ikke lide at tale om risici. For at få svar fra dit team kan du være nødt til at stille spørgsmål som: Hvad kunne gå galt her? Hvis dette projekt viser sig at være en fiasko, hvorfor ville det så være det? Hvordan ville det ske? Hvem ville være skyld i det? Hvad ville være gået i stykker eller ikke blive integreret?
Stil spørgsmål som hvad. Hvilke dele af projektet er mest tilbøjelige til at påvirke budgettet og tidsplanen, hvis de ikke går rigtigt? Stil spørgsmål som hvordan. Hvordan kunne tingene blive kastet ud af vores plan? Under hvilke omstændigheder ville alt falde fra hinanden? Og vi skal begynde at samle detaljer til vores vurdering – er det sandsynligt? Er det kritisk? Hvad er sandsynligheden og virkningen af det?
Positive risici
Når det kommer til positive risici, er det en samtale med dit team og dine interessenter, hvor du muligvis skal spille rollen som opportunist. Målet er at være opmærksom på ting, der kunne sætte teamet foran og udforske, hvad virkningen ville være.
Du ville stille spørgsmål som: Hvilke dele af vores nuværende situation kunne arbejde i vores favør? Eller, hvordan kunne vi være mere snedige i vores tilgang til den næste del af vores projekt? Kunne vores plan være smartere?
Eller, hvad er de ting, vi ikke udnytter? Er der nye teknologier eller fremvoksende bedste praksisser, der kan få os længere hurtigere? Og hvad ville virkelig gøre vores op ad bakke kamp til en ned ad bakke tur? Hvordan kan vi finde muligheder for at løse nogle af de største udfordringer foran os?
Vurdering
Dernæst skal vi vurdere hver risiko og finde ud af, hvad vi kan gøre ved dem for at holde vores projekt sundt. Sagen er, at ikke alle risici er skabt lige. Du behøver måske ikke at lave en detaljeret plan for hver eneste risiko. Så det vil være meget mere produktivt at vurdere hver risiko og prioritere den.
Den mest almindelige måde at gøre dette på er at rangere risici efter sandsynlighed og indvirkning: Hvilke risici vil have den største indvirkning på projektet, hvis de sker? Og hvilke risici er faktisk ret sandsynlige at ske? Dem med den højeste indvirkning og den højeste sandsynlighed for at ske vil sandsynligvis være din højeste prioritetsrisiko.
En risikomatrix er en måde at tænke på potentielle risici og veje sandsynligheden for, at de sker, mod den indvirkning, de ville have, hvis de materialiserede sig. Det plotter sandsynlighed langs X-aksen og indvirkning langs Y-aksen, så du kan visualisere risikovolumen og risikoprioritet.
Nu kan det også være en god mulighed for at kategorisere risikoen. Er det en teknisk risiko? Er det en bruger risiko? Er det en forretningsrisiko? Dette vil hjælpe dig med at samle de samtaler, du kan have om disse risici.
Behandling
Så du har rangeret og kategoriseret dine risici. Nu er du klar til at lave en plan med dit team om, hvordan du reagerer på disse høj sandsynlighed og høj indvirkning risici og tildele en risikoejer.
Der er generelt 4 måder at reagere på en negativ risiko eller en trussel, der står overfor dit projekt:
- Undgå det.
- Afbød det.
- Overfør det.
- Eller accepter det.
Overvågning
Dette bringer os til det sidste trin i cyklussen: overvågning.
Fordi risici endnu ikke er sket, er der kun så meget, du kan gøre, før de sker. Du kan have en risikoresponsplan, men der er måske ikke noget at reagere på endnu. Men det er vigtigt, at risikoejere holder øje med tingene for enten at reagere, når tiden er inde, eller genoverveje ændringer i risikoen og rapportere den nye status i team samtaler.
Brug af et Risikoregister
Som du sandsynligvis har bemærket, kan risikostyring blive en stor opgave. Et værktøj, du kan bruge til at holde dine projektrisici i orden, er et risikoregister. Et risikoregister er et dokument, der lister dine risici, deres prioritet, deres status, deres responsplan og deres ejer.
Lad os sige, at du er i udførelsesfasen af dit projekt og identificerer risici med teamet som en del af din ugentlige samling.
I samlingen påpeger en, at der er en risiko for, at en tredjepart kan forsinke projektet og pådrage sig yderligere omkostninger ved ikke at levere materialer på den planlagte dato. Vi tilføjer det til risikoregistret, så det ikke bliver glemt.
Vi har nu identificeret en risiko, men det lyder som om, det er værd at vurdere lidt mere som et team.
Gennemgang af detaljer, vi er i stand til at klarlægge det mere: forsinkelsen er faktisk fra en tredjepart, der udvikler illustrationen, og vi ved nu, at en forsinkelse kunne skubbe lanceringsdatoen den 30. august med mindst en uge.
Vores designere diskuterede deres proces for at håndtere illustrationsaktiver, og vi lærte, at en forsinkelse fra tredjeparten ville pådrage yderligere omkostninger på mindst $5000 på grund af den måde, teamet ville skulle arbejde rundt om forsinkelsen. Så vi tilføjer disse detaljer til risikoregistret og kvantificerer risikoens påvirkning.
Lad os sige, at vi ved fra vores teamdiskussion og vores historie med denne leverandør, at der er en medium sandsynlighed for, at dette sker, fordi vi ved, at denne leverandør har været forsinket med levering cirka en tredjedel af tiden. Og lad os sige, at hvis de er forsinkede, er påvirkningen kritisk, fordi det fuldstændigt smadrer vores tidsplan.
Nu skal vi beslutte os for en risikorespons og behandlingsplan.
Vi fandt to måder at undgå risikoen på:
- Vi kunne beslutte, at vi ikke behøver illustrationer. Det eliminerer fuldstændigt risikoen. Vi kunne fjerne dem helt.
- Vi kunne beslutte at bruge et foto i stedet.
En anden respons er at afbøde. Vi kunne gøre dette ved at arbejde med leverandøren for at justere leveringstidslinjen, så der er mere buffer mellem deres levering og vores lanceringsdato. Og vi kunne håndtere risikoen ved at bede dem om at levere regelmæssige statusopdateringer, så vi kan holde øje med det. Nu beslutter vi en respons med lidt hjælp fra vores risikoresponskort.
Lad os sige, at vi ikke kan undgå risikoen, fordi vi virkelig har brug for illustrationerne, det er essentielt. Så vi besluttede at gå med vores afbødningsrespons.
Med den responsplan skal vi tildele en ejer. I dette tilfælde er risikoejeren sandsynligvis klienten, Lucy Pickels. Vi besluttede med Lucy, fordi hun er den, der håndterer kommunikationen med tredjepartsleverandøren, så hun vil vide bedre end nogen anden, hvordan det skrider frem.
Hun har rollen, autoriteten og kapaciteten til at håndtere dette. Når vi tildeler dette til vores klient, Lucy, skal vi gennemgå responsplanen. For at afbøde, vil vi bede hende om at gennemgå leveringstidslinjen med leverandøren af illustrationerne—måske kan de fremrykke leveringsdatoen med en uge, så der er mindre pres, hvis der opstår forsinkelser.
Lucy vil også være ansvarlig for at dele ugentlige statusopdateringer, så vores bureau kan være på linje med leverandørens tidslinje.
Så det er risikostyringsprocessen i arbejde! Vi identificerede en risiko, vurderede dens sandsynlighed og indvirkning, kom op med en behandlingsplan for at reagere på risikoen, og tildelte en risikoejer til at udføre risikoresponsstrategien og overvåge risikoen, mens der leveres regelmæssige opdateringer om eventuelle ændringer i sandsynligheden, påvirkningen eller den bedste respons på risikoen.
Du ved nu, hvad risici er, hvad risikostyring er, og hvordan du ændrer din tankegang for at være åben for samtaler om risiko. Du kender trinene i risikostyringsprocessen og hvordan du kan integrere dem i måden, du styrer dit projekt på.
Og vi dækkede, hvordan man bruger et grundlæggende risikoregister til at logge og spore risici og risikoresponser.
