Hvordan du vi styre forventninger, hvis vi bare skriver en ønskeliste over alt, hvad alle, der er involveret i projektet, ønsker?
Svaret er prioritering.
Her er hvad du vil lære i dagens indlæg:
- Vi vil tale om vigtigheden af kravprioritering, og hvordan det passer ind i det større billede af dine projektbegrænsninger.
- Du vil lære det grundlæggende i MoSCoW-prioriteringsrammen og hvordan du kan bruge den som et værktøj til at styre interessenternes forventninger.
- Og du vil lære, hvordan du planlægger og afholder prioriteringssessioner, der bruger MoSCoW-prioritering og omsætter det til en demokratisk aftalt liste over de vigtigste krav for dit projekts succes.
Prioritering er lidt af et ladet ord på dette tidspunkt i dit projekt, men hvis du tænker tilbage på Designrådets Double Diamond-ramme, er prioritering faktisk broen mellem dine undersøgelsesaktiviteter og dine defineringaktiviteter.
Det er øjeblikket, hvor du skifter fra bred og dyb udforskning – eller divergent tænkning – til mere fokuseret handling – eller konvergent tænkning.
For alle praktiske formål er undersøgelse som at spørge hele din husstand, hvad de har brug for fra supermarkedet, og prioritering er den del af processen, hvor du reducerer det baseret på dine overordnede mål: sundheden for de mennesker, du holder af, lykken for de mennesker, du holder af, omkostningerne ved at holde disse mennesker sunde og glade, og om disse ting er realistiske inden for den tid, du vil bruge på indkøb.
Ja, det er rigtigt, din kunde eller sponsor eller hvem der spiller rollen som produktansvarlig, bliver nødt til at vælge. De bliver nødt til at vælge, om det giver mening at køre 15 minutter ud af byen for at bruge 300 kr. på en flaske økologisk kombucha.
De bliver nødt til at vælge mellem fritgående æg og buræg. De skal beslutte, hvad der er vigtigere: at have protein til aftensmad eller have snacks til frikvarteret, som de andre børn vil være misundelige på.
Disse er ikke nemme beslutninger – ikke i supermarkedet og ikke på et projekt. Men du kan bruge dine superhelteprioriteringsevner til at hjælpe dine interessenter med at træffe disse beslutninger.
En almindelig prioriteringsmodel er MoSCoW-prioritering.
Sådan fungerer det: Hvert punkt på en liste over funktioner eller opgaver har fire mulige værdier:
- Skal have (Must Have)
- Bør have (Should Have)
- Kunne have (Could Have)
- Vil ikke have (Won’t Have)
Skal have er generelt dine kerne- og ikke-forhandlingsbare funktioner eller leverancer. De er typisk en essentiel del af et minimumsprodukt eller projektomfang. Eksempler på “skal have” funktioner kan være et rat til en bil eller hostingtjenester til en offentligt tilgængelig hjemmeside.
Bør have er generelt en forventet eller efterspurgt (men ikke essentiel) funktion eller leverance. Typisk er de de mest omdiskuterede punkter at diskutere, debattere og skabe klarhed omkring.
Eksempler på “bør have” er en speedometer til en bil eller et content management system til en hjemmeside. Tekniske set behøver de det ikke, men det forventes generelt, at de har det.
Kunne have er generelt en “nice-to-have” funktion eller identificeret mulighed, der kunne tilføje værdi til produktet eller projektet. Det er typisk en fantastisk mulighed for at tænke frit, men er generelt de nemmeste at sætte op som en fremtidig iteration.
Eksempler på “kunne have” er aircondition til en bil eller personalisering til en hjemmeside.
Vil ikke have er en funktion eller leverance, der ikke vil blive inkluderet i denne aktuelle fase. Typisk noget, der er blevet udelukket, fordi det er uønsket, uigennemførligt eller på anden måde bevidst fjernet fra omfanget.
Eksempler på “vil ikke have” er at have græsslåmaskineblade til en bil, så den også kan bruges som et haveværktøj, eller lugtvision for en aromaterapiside.
Lad os bringe det ind i et meget simpelt eksempel ved hjælp af burgere.
I dette tilfælde har jeg sat mig ned med min bedste kunde, og jeg prøver at designe en prisvindende cheeseburger, som jeg kan lave på 15 minutter og sælge for under 70 kr. Så lad os gennemgå listen:
– Bolle: skal have det
– Oksekød: skal have det
– Ost: um, det er en cheeseburger, så den skal have det
– Ketchup: folk vil forvente det, så den bør have det
– Salat: kunne have det
– Tomat: kunne have det
– Guldflager: vil ikke have det – det vil gøre det for dyrt for for lidt værdi
Så godt, nu har du en klar oversigt over, hvad der er med, hvad der ikke er med, hvad der er rart at have, og hvad der forventes. Og du kan gøre alle mulige ting med denne teknik.
Her er nogle scenarier, hvor MoSCoW kan være nyttigt:
- Jeg bruger det, når jeg prioriterer indsats med en enkelt sponsor: Nogle gange vil jeg bare sætte mig ned med min hovedsponsor eller kontaktperson og bruge MoSCoW til at få en idé om, hvad de virkelig vil have kontra hvad der er rart at have. Det hjælper mig også med at få en prioriteret liste over deres ønskeliste, mens jeg også får mulighed for at styre forventninger.
- Jeg bruger det også med grupper, så vi kan få, lad os sige, 16 meget forskellige interessentperspektiver til at nå en slags konsensus om store user storyr. Det er også godt til at fremme sund debat og få alignment (og også træffe beslutninger sammen).
- Jeg bruger det også med udviklingsteams for at få alle til at tænke over, hvad der virkelig er en del af et minimumsprodukt i forhold til at bygge et potentielt leverbart produkt i den aktuelle iteration.
- Og jeg bruger det også, når jeg har samtaler om omfang, fordi det bare giver et niveau af klarhed, der driver samtaler, skaber forventningsafstemning, og ærligt talt, giver dig noget at forsvare dig mod omfangskryb.
Okay, så det er alt godt og fint, men hvordan omsætter vi det til praksis?
Trin 1: Forberedelsen
Ligesom den overordnede undersøgelsesproces er forberedelse nøglen. Start med at sikre dig, at du får de rigtige mennesker til bordet. Tag dig tid til at identificere de rigtige interessenter at involvere. Prioriter den liste, hvis det er nødvendigt!
Derefter skal du uddanne dine deltagere. Opret og del en agenda med nogle ressourcer om, hvordan MoSCoW fungerer, så deltagerne ved, hvad de kan forvente.
Beslut derefter dine påvirkningsfaktorer. MoSCoW er kun en dimension. Hvad andet vil påvirke de beslutninger, der træffes i disse sessioner? Vil teknisk kompleksitet og den samlede indsats, der kræves, spille en rolle i at beslutte at forfølge et krav? Eller, omvendt, vil den samlede værdi for brugeren eller virksomheden gøre det værd at investere tid, omkostninger og risici?
Mens du forbereder dig, skal du få dit opfangsredskab sat op. Hvis du bruger et regneark eller et Miro-board, skal du forudfylde det efter eget skøn og dele det med gruppen. Du vil bruge enhver live session til at træffe beslutninger. Så giv deltagerne en præ-læsning, så de kan komme forberedte.
Trin 2: Sessionerne
Når du er i sessionen, skal du lede den effektivt. Først og fremmest skal du finde måder at facilitere din session ved hjælp af inkluderende bedste praksis. Høje stemmer bør ikke dominere denne øvelse. Sørg for, at alle får en stemme.
Du vil også opmuntre til debat… men tidsbegrænsning af beslutningstagning. Diskussion er sund, men lad ikke ét punkt tage over hele sessionen. Gennem sessionen skal du forsøge at styre forventningerne fast… men positivt.
Vaghed vil ikke gavne dig her. Vær klar over, at ikke alt vil blive medtaget, men at fremtidige iterationer kan ske.
Trin 3: Analyse
Efter sessionerne er afsluttet, skal du tage dig tid til at analysere resultaterne. For det første, hvis du har brugt en vægtet skala til at rangere krav, skal du ikke lade tallene bestemme for dig. Arbejd med dit team og interessenter for at tænke over, hvordan puslespilsbrikkerne passer sammen.
Mens du syntetiserer resultaterne, skal du finde måder at visualisere det for dit publikum. Regneark er nyttige… men ser kedelige ud. Forklar det gennem diagrammer, der fortæller historien.
Dernæst skal du zoome ud og veje risici og påvirkning med ædru øjne. Hvilke risici er blevet tilføjet eller fjernet? Passer alt inden for dine begrænsninger?
Og til sidst skal du lave en plan. Hvilke ændringer kræver ekstra ressourcer? Hvilke samtaler skal tages? På dette stadie kan det være en meget overordnet plan, men den skal begynde at illustrere gennemførligheden af at opnå kravene inden for den tid og det budget, der er afsat til projektet.
Trin 4: Resultaterne
Derefter vil du dele de endelige beslutninger. Start med din hovedkunde eller sponsor, og kommunikér derefter til alle, der var involveret. Husk også at opdatere dit team. Brief dem om eventuelle omfangsændringer og giv dem adgang til det endelige omfangsdokument.
Og behold dine prioriterede krav på fil. Brug det godkendte dokument eller et snapshot af den prioriterede backlog som et papirspor for at mindske risikoen for omfangskryb.
Du kan også bruge din liste over krav, der ikke kom med i den aktuelle fase eller iteration, når du planlægger den næste fase. Når dit projekt nærmer sig afslutningen, skal du henvise til backlogen af “Kunne have” og “Bør have” til næste iteration.
Okay, men hvordan ser MoSCoW-prioritering ud i praksis? Lad os hoppe over til det andet studie for at gennemgå, hvordan vi bruger vores prioriteringsmatrix.
– Gennemgang ikke endnu transskriberet, undskyld! –
Så det er MoSCoW-prioritering og hvordan man bruger det.
Er det den eneste måde at tilgå prioritering på? Absolut ikke. Men principperne gælder stadig: dit projektomfang er den ene side af din jern-trekant. De andre to er omkostninger og tid. Det er projektets tredobbelte begrænsning.
Medmindre du har masser af tid og ressourcer, vil du sandsynligvis være nødt til at tilpasse dit omfang til den tidsplan og det budget, du har, snarere end omvendt. Det er ikke altid en særlig behagelig proces, når interessenter håber, at projektet vil forvandle vand til vin.
Men hvis du kan positionere dig selv som en betroet rådgiver, der forsøger at tilgå projektomfanget neutralt og objektivt, kan du muligvis blive din egen bedste chance for at få projektet i mål til tiden og inden for budgettet… mens du stadig knuser dine projektmål og -mål.
Opsummering
Lad os opsummere, hvad du lige har lært.
Du har nu en forståelse for, hvorfor kravprioritering er vigtigt, og hvordan det passer ind i det større billede af dine projektbegrænsninger. Du fik et hurtigt kursus i det grundlæggende i MoSCoW-prioriteringsrammen og hvordan du kan bruge det som et værktøj til at styre interessenternes forventninger.
Og du kender nu processen med at planlægge og afholde prioriteringssessioner med beslutningstagere for at skabe en liste over de vigtigste krav til dit projekt.
