I dette indlæg skal vi gennemgå nogle grundlæggende teorier om projektledelse, så du kan tale sproget inden for projektledelse.
Vi skal forstå hvad en projektleders rolle indebærer, og se hvilken værdi projekter og projektledelse skaber for både individuelle afdelinger og organisationer som helhed.
Hvis du er ny indenfor projektledelse, vil dette være en fremragende introduktion, som du vil vende tilbage til igen og igen.
Og hvis du har ledet projekter i noget tid, vil dette være en god genopfriskning for dig.
Vi skal se på, hvad projektledelse er – og hvad det ikke er. Og vi vil give dig et overblik over projektlederens rolle, så vi alle er på samme side omkring, hvad vi gør, hvem vi er, og hvordan vi gør det.
Lad os starte med et tilsyneladende enkelt, men ofte overset spørgsmål: Hvad gør et projekt til et projekt?
Inden for projektledelse (herunder institutioner som Project Management Institute og PRINCE2) er der stor fokus på at skelne mellem den løbende drift (eller daglige operationer) og et projekt.
Driften er noget, der er vedvarende – det er gentagende og eksisterer for at opretholde virksomheden og holde tingene i gang.
Men et projekt adskiller sig fra drift eller daglige operationer.
Typisk er et projekt ‘midlertidigt’.
Det er, hvor et team samles for at skabe noget eller få noget til at ske. Det kan være fantastisk, det kan være sjovt, men det varer ikke evigt.
Der er altid et endepunkt, hvor projektet er færdigt – og måske på det tidspunkt overgår det til den daglige drift.
Så et projekt er midlertidigt. Det har en start og en afslutning.
Et projekt er også en bestræbelse, og hvad jeg mener med det, er, at det er et forsøg på at gøre noget, hvor der er usikkerhed omkring resultatet.
Usikkerheden i et projekt kommer med det faktum, at det kan lykkes, eller det kan fejle.
Det er et samarbejdsprojekt, der forsøger at opnå noget uden at vide, om det rent faktisk vil lykkes.
Og endelig skaber et projekt noget unikt.
Uanset om det endelige resultat er et produkt, en service eller et andet resultat, så er outputtet fra et projekt noget differentieret og nyt.
Det er ikke det samme produkt, der kommer ud af en samlebånd. Dette er, hvad der giver projekter deres formål og værdi.
Et projekt sigter mod at opnå noget unikt, der kan gøre en meningsfuld forskel for et team, en organisation, et helt land, eller menneskeheden som helhed.
Og hvis du begynder at se dig omkring, vil du bemærke, at projekter er overalt og skaber strategisk og differentieret værdi på tværs af alle brancher.
For eksempel er at sende mennesker tilbage til månen et projekt: det er midlertidigt, idet missionen slutter, når astronauterne vender tilbage til Jorden; det er en bestræbelse på grund af usikkerheden omkring al teknologi, der arbejder sammen for at få mennesker fra Jorden til månen og tilbage; og det er et unikt resultat, idet det muliggør afprøvning af nye teknologier.
Det samme gælder design af selvkørende biler. Konkurrenterne kæmper om at være de første på markedet med et autonomt køretøj. Det er usikkert, om det vil lykkes, men hvis de kan opnå deres mål, vil det være en revolution for transportindustrien.
Og selvfølgelig det klassiske eksempel: at bygge en skyskraber. Projektet varer fra den dag, du bryder jorden, til den dag, du klipper den store bånd. Der er en grad af usikkerhed med hensyn til byggeriet, og resultatet er en bygning, der er unik i form af design, placering og faciliteter.
Og så, når projektet er færdigt, begynder de daglige driftsaktiviteter, der er mere gentagende og forudsigelige:
- Den operationelle side af udviklingen af rumraketter kunne være vedligehold af raketter og videre træning af astronauter.
- Den operationelle side af udviklingen af autonome køretøjer kunne være løbende optimering af produktionen.
- Og den operationelle side af opbygningen af en skyskraber kunne være regelmæssig vedligeholdelse.
Så her er en definition af et projekt: Et projekt er noget, der er en midlertidig og strategisk bestræbelse, som skaber et unikt resultat. Det er det, der gør et projekt til et projekt.
Men hvorfor er projekter vigtige? Hvad er det store ved det?
Det er nok ikke for meget at sige, at når mennesker arbejder sammen effektivt, kan de opnå noget større, end de kunne alene, og bruge mindre tid og energi. Men for at gøre det, har du brug for nogle mål, nogle parametre, en slags plan og fremragende kommunikation.
For eksempel: Har du nogensinde samlet et stort stykke IKEA-møbel alene? Det er ikke sjovt. Det er svært at nå hele vejen rundt og have fat i alle hjørner på en gang. Men hvis du kan overtale tre andre til at hjælpe dig en aften med at samle den, vil du komme meget hurtigere i mål.
Det samme gælder for ethvert team, enhver organisation eller virksomhed. For dem er projekter katalysatorer, der driver dem frem mod deres mål.
Dette er typisk indrammet omkring en forretningsplan: altså et forslag, der definerer, hvordan et projekt vil levere et værdifuld investeringsafkast.
Med andre ord skal det, vi leverer, være mere værd end al den indsats, vi lægger i det. Ellers kan du lige så godt lade være. Og her ligger vigtigheden af projekter.
Først og fremmest er de strategiske investeringer: de er en fokuseret brug af tid, penge, mennesker og udstyr for at levere noget, der er endnu mere værd.
Projekter er beregnet til at levere værdi hurtigere og mere effektivt end daglige operationer. Det kan betyde at få forskellige teams til at arbejde sammen, som typisk ikke samarbejder. Eller det kan involvere en anden, mere effektiv arbejdsmåde i stedet for standardprocesser.
Og endelig skaber de målbare påvirkninger. For at levere investeringsafkastet skal værdien – eller afkastet – skabt af projektet kunne måles i forhold til den oprindelige investering.
Så hvorfor er projekter vigtige?
- Projekter er en fokuseret og målbar investering af tid, penge, mennesker, udstyr og indsats for at opnå et mål hurtigere og mere effektivt end hvad der kunne gøres gennem daglige operationer.
- Projekter gør det muligt for virksomheder at være først på markedet med et nyt produkt eller en ny service.
- Projekter gør det muligt for organisationer at transformere hurtigt, når de skifter til en ny forretningsmodel.
- Projekter gør det muligt for teams at teste en idé, der kan revolutionere deres branche.
Men det afgørende er, at hvis den investering ikke havde potentialet til at producere et værdifuldt afkast, er der ingen grund til at gennemføre projektet i første omgang.
Så hvad er projektledelse?
Vi skal forstå, hvad projektledelse er, så vi kan gøre det ordentligt. Hvis vi ikke ved, hvad vi skal gøre, hvordan kan vi så gøre det godt? Her er nogle nyttige perspektiver på projektledelse.
Paul Boag er en UX-fyr, der har skrevet stabler af bøger om webstedudvikling. Han siger: “Så vidt jeg kan se, laver projektledere ingenting. Men hvis de stoppede med det, er jeg ret sikker på, at alt ville falde fra hinanden.”
Han har ret, projektledere leverer sjældent ‘arbejde’. Faktisk er det vanskelige ved det, projektledere gør, at de fleste mennesker ikke ville ønske at betale for noget, vi producerer.
På nogle måder lyder det lidt nedværdigende, ikke? Men projektledelse handler om at sikre, at alle andre på teamet er opsat på at gøre deres bedste arbejde på en måde, der fokuserer indsatsen på de rigtige mål, så projektet bliver en succes.
Alene er vi ingenting. Men vi styrer skibet, vi er kaptajnen – vi leder besætningen, dirigerer orkestret, vi er dem, der muliggør, at noget fantastisk sker.
Og projektledelse er vigtigere, end det ser ud fra ydersiden. Ja, det handler om at bemyndige et team til at gøre et fantastisk arbejde, der leverer på projektets mål.
Men det handler også om:
- At drive strategisk tilpasning ved at sikre, hvad der leveres, er korrekt, og vil levere reel værdi mod forretningsmuligheden.
- Det handler om realistisk projektplanlægning: at sætte passende forventninger omkring, hvad der kan leveres, hvornår og for hvor meget.
- Det handler om risikostyring: At sikre, at risici er ordentligt håndteret og afbødet mod, for at undgå, at de bliver til problemer.
- Det handler om kvalitetskontrol – at være fortaler for den samlede kvalitet af hvad end der leveres, så det konsekvent rammer målet.
- Det handler om ordentlig proces: At sikre, at de rigtige mennesker gør de rigtige ting på det rigtige tidspunkt og sikrer, at den korrekte proces følges gennem projektets livscyklus.
- Og det handler om at lære af succes og fiasko – at optimere fremtidige projekter og processer ved hjælp af succeser og fejltagelser fra fortiden.
Så hvad laver en projektleder præcis?
Projektledere orkestrerer og vejleder teamet for at få projekter til at ske!
Rollen som projektleder er at sikre, at et projekt leverer værdi og opnår sine mål. Det lyder måske nemt, men der er mange variable, usikkerheder og ærligt talt en masse kaos der ligger på lur og venter på du kommer igang med projektet.
Jeg tror, at analogien med at styre et skib er nyttig. Som projektleder er du kaptajnen, så din rolle har flere aspekter:
Det første er planlægning. Skibets ejer har fortalt os, hvor vi skal tage lasten hen – det er lidt som vores projektbrief – men ejeren har ikke nødvendigvis givet os en plan for, hvordan vi kommer derhen, så vi skal udstikke en kurs.
Derefter er der kommunikation. Vi skal kommunikere med vores besætning for at finde ud af, hvordan vi når vores endelige destination. Og vi skal også kommunikere med skibets ejer og lade dem vide, hvordan vi kommer derhen, og hvilke ressourcer vi får brug for.
Og for at holde dem fra at gå i panik eller blive for stressede, skal vi gennem hele rejsen fortælle dem, hvor vi er, om vi er på rette kurs ifølge vores plan, og om vi har brug for yderligere ressourcer undervejs for at hjælpe os med at nå derhen.
Derefter er der fejlfinding. Når vinden forsvinder, vores besætning bliver syge af skørbug, eller vi støder på nogle klipper, er vores job at holde fokus på vores destination, få tingene i gang, holde dem i gang og få skibet og vores besætning tilbage på rette kurs.
Skibets ejer vil gerne vide præcis, hvornår vi når vores destination, og i hvilken tilstand vi vil være, når vi gør.
Men vi skal også kigge i vores krystalkugle og forudsige, hvad der kan gå galt næste gang, så vi kan prøve og gøre vores bedste for at forhindre, at det sker.
Så projektledelse handler alt sammen om planlægning, kommunikation, fejlfinding og forudsigelse.
Men jeg tror, vi kan forenkle det endnu mere. Der er virkelig to nøgleaktiviteter involveret i projektledelse. Planlægning og styring;
Den første aktivitet handler alt sammen om at skabe planer og en proces. Det er den indledende planlægning, vi skal gøre for at levere projektet inden for dets begrænsninger.
Disse er de ting, vi gør som kaptajn på vores skib, før vi sejler ud. Og faktisk skal vi løbende planlægge igennem hele rejsen, da vi skal finjustere vores plan for at sikre, at den er levedygtig.
Og den anden aktivitet er styring af folk og ressourcer i vores projekt. Det er, hvordan vi styrer et projekt for at levere dets mål. Det er de ting, vi gør som kaptajn, når vi er ude på havet.
Hvis det ikke er udfordrende nok – gør vi alt dette inden for et sæt begrænsninger, der begrænser vores muligheder: tid og budget. Men vi skal også altid tænke på, hvordan vi balancerer det mod omfanget af vores mission.
Opsummering
Lad os gå tilbage igen til dagens sessionens mål og se på, hvad du burde have lært.
Du burde nu forstå, hvad der gør et projekt til et projekt, og hvorfor projekter er vigtige. De er katalysatorer for skabelsen af unikke resultater, der gavner virksomheder, organisationer, teams, enkeltpersoner og undertiden menneskeheden som helhed.
Og du burde også have en overordnet forståelse af, hvad projektledelse handler om, og hvad en projektleder gør.
Uden en dygtig og opmærksom indsats kan projekter hurtigt udvikle sig til en katastrofe af kaos, der helt kunne negere grunden til projektets eksistens.
