Projektkommunikationsstrategier

I andre indlæg har vi talt om projektplanlægning og den daglige projektledelse. Men der er én central ting, vi har undgået lidt: kommunikation. Selv uden for projekter er kommunikation langt den mest almindelige kilde til udfordringer, når det handler om mennesker, der arbejder sammen.

Og det er nok ingen overraskelse, at kommunikation bliver endnu mere presset, når du arbejder på et projekt. Typisk arbejder du med en gruppe mennesker, der normalt ikke arbejder sammen. Du bruger sandsynligvis også en arbejdsmetode, som ikke alle er vant til. Og oven i alt det er arbejdet risikabelt, intensivt og fyldt med begrænsninger.

Derfor skal vi som projektledere være strategiske i vores kommunikation. Og det er præcis, hvad vi vil dække i dag.

Hvad du vil lære i dagens indlæg:

• Du vil lære, hvordan du kommunikerer effektivt i en projektkontekst, og hvorfor det er vigtigt
• Vi vil vise dig, hvordan du opretter en kommunikationsværktøjskasse til dit projekt
• Og vi vil gennemgå, hvordan en kommunikationsplan ser ud, og hvordan du bruger den

Hvorfor kommunikation i projekter er vigtigt

Dårlig kommunikation er en massiv årsag til projektfejl.

En rapport fra Pulse of the Profession siger, at “Ineffektiv kommunikation er den primære årsag til projektfejl en tredjedel af tiden og havde en negativ indvirkning på projektsucces mere end halvdelen af tiden.”

Det med projektkommunikation er, at det kan være komplekst og utroligt tidskrævende… måske derfor er det en stor bidragsyder til projektfejl. De kloge folk på Project Management Institute har endda udarbejdet en formel til beregning af kommunikationskanaler i et projekt.

Formlen lyder sådan her: Antallet af interessenter ganget med (antallet af interessenter minus én) alt divideret med to, giver dig antallet af mulige kommunikationskanaler. Så et projekt med kun ti interessenter har faktisk ti gange ni divideret med to – eller femogfyrre – sandsynlige kommunikationskanaler. Det er mange!

Og jo større projektteamet er, jo større kompleksitet og jo mere tid brugt på at kommunikere. På ethvert digitalt projekt har vi masser af interessenter – vores kunder eller sponsorer, vores team, vores leverandører, vores chef, vores chefs chef, og enhver, der kunne påvirke eller påvirke vores projekt. Det bliver allerede komplekst!

Og jo mere komplekse dine kommunikationskanaler bliver, jo mere strategisk skal du være omkring kommunikation for at sikre, at budskabet når ud til alle, der skal høre det.

Hvordan kommunikerer vi bedre?

Jeg tror, det starter med at forstå andre… og sikre, at du bliver forstået. Det betyder at bestemme, hvilke oplysninger alle på projektet har brug for, i hvilket format de har brug for det, den bedste måde at få informationen til dem på – og derefter følge op med alle for at forsøge at iterere og optimere disse kommunikationer.

Effektiv kommunikation er nøglen til optimal projektpræstation. Ved at være intentionel og strategisk omkring vores kommunikation får vi klarhed, ejerskab, engagement og deltagelse i vores projekter. Og det giver dig den bedste chance for at få succes med dit projekt. Så din opgave og mål som PM er at få folk til at tale og holde dem i gang.

Så først og fremmest, lad os dække det grundlæggende: hvordan man kommunikerer effektivt. Det er uden tvivl den vigtigste del. Effektiv kommunikation er ikke raketvidenskab, men der er nogle vigtige principper at huske på og nogle taktikker, som vi vil dække i dag for at gøre dette mindre til en proces og mere til en vane.

En ramme for kommunikation

• Først, Lyt: Prøv at lytte aktivt – hør, hvad der virkelig bliver sagt, antydet eller ikke sagt.
• Derefter, Forstå: Gentag det tilbage for at sikre, at du har forstået beskeden korrekt.
• Derefter, Tænk: Pause og overvej virkningen af det, du deler. Er det venligt, medfølende og omsorgsfuldt?
• Derefter, Del: Vær kort, vær klar og forsvind. Gør din besked klar.
• Og til sidst, Tjek: Sørg for, at din besked er blevet forstået korrekt.

Hvordan anvender vi det?

Lad os gå i dybden fra denne ramme til nogle kommunikationstaktikker, der kan hjælpe os med at være effektive i vores projekter. Tænk på denne ramme – for at lytte skal vi først tage kontakt. Tag kontakt med dine **interessenter** selv når du føler, at du ikke vil eller har brug for det.

Vi kan komme foran mange misforståelser og forvirring ved simpelthen at tage tid til hyppig, konsekvent kommunikation—uanset om tingene går godt eller ej. Dette vil hjælpe dig med at tackle små problemer, når de opstår, før de bliver et stort problem, som en del af en løbende dialog, hvor der ikke er nogen overraskelser. Jeg tror, at vi som PM’er ofte kan være skyldige i at tænke, at folk ved ting – men vi har aldrig fortalt dem det.

Eller måske fortalte vi dem det, men vi sneglede det ind i slutningen af en e-mail i slutningen af dagen og tænkte, at det var tilstrækkeligt. God kommunikation er en tovejsgade – den, der kommunikerer – det er dig – skal tage ansvar for, at deres besked bliver hørt ordentligt!

Jeg elsker citatet fra George Bernard Shaw, der siger, “Det største problem i kommunikation er illusionen om, at den har fundet sted.” Den største fejl i kommunikation er fraværet af den!

Sådan implementeres dette i virkeligheden

Start med at sætte påmindelser i din kalender for at tage kontakt med dine interessenter, selv når det ser ud til, at der ikke er noget at tage kontakt om. Målet her er at være en regelmæssig på deres kalender. Planlæg en sund rutine af møder for at holde samtalen i gang. Og vær et højdepunkt! Tal ikke kun om projektet, vær interesseret i deres forretning og branche og del, hvad du lærer.

Og endelig, i en højtek verden, kan du skille dig ud ved at være lavtek. Gå væk fra Slack, stop med at WhatsApp dem. Send ikke bare en e-mail—mød dem til kaffe eller frokost. Ring til dem. Send dem noget med posten! Brug teknologi til at **facilitere**, ikke **erstatte**, ansigt-til-ansigt samtaler og ægte menneskelig forbindelse.

Så vi ved, hvordan og hvor ofte vi skal tage kontakt med interessenter, hvad skal vi egentlig sige? Dette bringer mig til mit næste punkt… Sig det indlysende.

Jeg bringer dette op, fordi de ting, der virker indlysende for dig, sandsynligvis slet ikke er indlysende for dine interessenter. De er ikke en PM! De tænker ikke som en PM! De har sandsynligvis ikke lavet den type projekt, du arbejder på før. De er alvorligt ude af deres dybde, og det er normalt!

Vi skal sige det indlysende, fordi vi forsøger at undgå, at folk siger… Hvorfor fortalte du mig ikke det…? Hvordan skulle jeg vide det…?

Hvad tæller som “indlysende”?

Lad os gennemgå nogle eksempler.

Disse er eksempler på ting, der er indlysende for dig og mig – og de er værd at sige, fordi de ikke er indlysende for dine interessenter…

• Jeg har brug for at vide, hvis du ikke er på rette spor.
• Hvis du bliver forsinket med feedback, vil det påvirke leveringen.
• Hvis du vil tilføje ting til omfanget, vil det koste penge.
• Når du tager på ferie – kan du venligst fortælle os, hvem du vil delegere godkendelser til, ellers skal projektet sættes på pause?

Det er indlysende, men det er deres job at håndtere deres team!

Og endelig, Vi skal tale om risiciene, fordi hvis de bliver problemer, vil det påvirke leveringen. Men ved du hvad? Bare at sige disse ting er ikke nok!

Vigtigheden af klarhed

Det er mere end bare at “sige det indlysende”. Dine ordvalg betyder noget. Du bør prøve at bruge et sprog, der er klart og ærligt, og være så specifik som muligt, så du ikke efterlader plads til tvetydighed. Her er, hvordan vi kan sige disse indlysende ting, bedre.

I dette forsinkede feedback-eksempel har vi uddybet den noget vage og indlysende besked om “forsinket feedback påvirker tidsplanen”. I stedet siger vi: “Hvis du er forsinket med feedback, der skal være klar kl. 10 i morgen, vil det betydeligt påvirke vores evne til at fortsætte med projektet, så projektet vil blive forsinket med mindst en uge.”

Vi har specifikt fremhævet, hvis de er forsinket med “feedback, der skal være klar kl. 10 i morgen” for at fjerne tvetydighed, og vi har kvantificeret effekten af forsinket feedback ved at sige “forsinket med mindst en uge”. Med andre ord, vi har gjort det utvetydigt – vi er super specifikke med tidspunktet og dagen. Og vi har kvantificeret virkningen – det vil skabe en forsinkelse på mindst en uge.

I dette omfangseksempel har vi bygget videre på den indlysende besked, at “omfang koster penge” ved at sige: “Tilføjelse af 1 x ekstra runde design vil forsinke projektet med mindst to uger og koste yderligere 10.000 kr – vil bare sikre, at du er ok med det?”

Her har vi været meget specifikke om mængder: 1 ekstra runde design vil forsinke projektet med 2 uger og pådrage yderligere 10.000 kr.

Og her, når vi taler om projektrisici, er vi ærlige. I stedet for blot at sige “risici påvirker projektets tidsplan”, siger vi: “Der er en betydelig risiko for, at enhver forsinkelse med de 3. parts illustrationer vil forsinke lanceringsdatoen for projektet – det vil have en stor indvirkning. Vi vil ikke kunne nå den planlagte lancering den 30. august, og vi vil pådrage yderligere omkostninger.”

Vigtigheden af at være ærlig og klar

Bemærk, at vi ikke sukkerkoder det faktum, at der er en betydelig risiko, og vi er klare over, at risikoen vil have en stor indvirkning ved at forsinke lanceringsdatoen og øge projektets omkostninger. Jeg synes, dette punkt om sukkerkodning er ekstra vigtigt, så jeg vil berøre dette som en taktik i sig selv. Lad os tale om, hvordan man er lige ud – hvordan man håndterer høje forventninger.

I disse eksempler var vi meget omhyggelige med at håndtere deres forventninger ved at være utvetydige – læg det hele ud, sig det som det er. Sørg for, at de er virkelig klare over, hvad du prøver at kommunikere til dem. Du vil ikke sukkerkode – du vil give et sandfærdigt billede af, hvor dit projekt er, og hvad dit team kan gøre.

For at give det billede, skal du selv have det billede krystalklart. Du skal være kilden til projektets sandhed. Dette betyder at kende projektdetaljerne: Vær en kilde til fakta, ikke kun meninger – kend status på spillet hele tiden ved at have opdaterede tidsplaner og tilgængelige timer.

Forstå projektstatus

Kend projektets status – kend nok til at sige, hvad der er sket, og hvor du er i forhold til planen. Kend de næste trin + afhængigheder, så du kan kommunikere, hvad der sker næste, og hvad du har brug for fra interessenter for at holde dig på sporet… Kend dine risici, antagelser og afhængigheder. Du skal kunne tale om deres betydning, indvirkning og sandsynlighed for, at de vil ske. Og selvfølgelig være opmærksom på de problemer, du allerede skulle tale om!

Nu ved jeg, at det er en virkelig lang liste af ting at vide. Hvis du ikke ved det, så vær ærlig. Hvis du ikke ved det, skal du ikke finde på noget – udsæt samtalen, indtil du ved det. Jo mindre afstanden mellem dine interessenters forventninger og virkeligheden af, hvad der sker, jo mere tillid vil de have til dit team. Målet er ingen overraskelser!

Elsker nogen det show “Nailed It”, hvor folk falder mere end lidt kort af deres mission? Nå, der er en projektledelsesindlæg at lære der. Lad os sige, at vi har denne fantastiske design til en kage formet som et lam. Men det, vi bygger, viser sig virkelig ikke helt som planlagt. Faktisk er det langt væk.

Hvis dette er dig lige nu, her er hvad du skal gøre: Fortæl dem, “hej, jeg vil give dig en opdatering om, hvor vi er med lamkagen: vi har været nødt til at pivotere på grund af den tid og budget, vi havde til rådighed: Ved du hvad, vi har været nødt til at miste den orange krave ting, og vi har skåret ned på håret på dele af ørerne… Men gode nyheder, vi tilføjede smukke blå øjne og en virkelig dejlig lyserød næse. Og du får meget mere græs!”

Så kan du spørge dem, giver det mening for dig? Få dem til at spille det tilbage, så du kan tjekke, at de har forstået, så der ikke er nogen overraskelser. Og hvis du ikke kender situationen – hvis du virkelig ikke ved, hvordan kagen ser ud, men du ved, at det er et rod – uanset hvad du gør, skal du ikke bare finde på noget!

Og i forlængelse af det, når du siger, “jeg vender tilbage til dig senere om det”, så er det præcis, hvad du skal gøre. Dette er en del af at være lydhør – det er mere end bare at nikke med hovedet eller stille opfølgende spørgsmål under en samtale. Dette handler om at sætte dig selv op til at være lydhør over for deres behov og bekymringer.

Forstå dine interessenters behov

Kan du lide at lytte til ventemusik, når du prøver at tale med nogen? Nå, det samme gælder for vores interessenter. De venter bare på, at du skynder dig og får jobbet gjort allerede! Interessenter vil vide, at du bekymrer dig om projektet lige så meget som de gør. Selv hvis vi ikke har svarene, hjælper det virkelig at være lydhør.

Interessenter hader at blive ignoreret. De hader også at føle, at de bliver ignoreret med vilje – så husk dette nøglepunkt: i enhver situation kan fakta være debatterbare, men det faktum, at nogen føler på en bestemt måde, er ikke.

Så… Forudse deres behov på forhånd. Hvad kan de tænke eller undre sig over i dag? Har du lovet dem, at du ville give dem noget, og du har ikke gjort det endnu? Få det estimat eller statusrapport til dem med det samme! Har du opdateret dem om, at integrationen, som du troede var risikabel, faktisk fungerer fint? Fortæl dem det nu!

Tag højde for interessenters ønsker og behov

Dine interessenter vil have nogle temmelig mærkelige anmodninger, og det kan være fristende at ignorere deres råb om hjælp, fordi de er fjollede, dramatiske, eller der er intet, vi kan gøre alligevel. Men lad være… Prøv at være imødekommende. Sørg for, at du adresserer deres nogle gange uvæsentlige ønsker samt hvad de har brug for.

Som måske arbejder du på et brandingprojekt, og interessenterne er desperate efter, at du færdiggør indvendig skiltning eller visitkort – og du tænker – men vi har ikke engang færdiggjort brandfarverne! Men disse følte eller forestillede behov er vigtige for dem – prøv at arbejde rundt om dem, og dine interessenter vil føle, at du bekymrer dig.

Så, få dem til at føle kærligheden!

Forpligt dig ikke til for meget!

Dette er så let at gøre – interessenterne vil sige ‘Kan du bare tilføje en ting, lidt ligesom Facebook? Og før du ved det, sagde du ja! Lad være med at gå med til at gøre ting, du virkelig ikke kan, eller bør gøre! Nogle gange slipper vi afsted med det, men som regel gør vi ikke.

Vi kan sige ja, fordi det er let i øjeblikket. Det er så fristende at sige “ja”. Det er menneskets natur – vi vil gerne komme godt ud af det med andre, og vi vil gerne give vores interessenter det, de vil have! Men du bør undgå at gøre nogen forpligtelse uden først at konsultere. Fordi det er meget svært derefter at trække sig tilbage og sige ‘Virkelig undskyld, jeg skulle ikke have sagt det. Jeg tog fejl.’ Vi underminerer os selv, og den troværdighed og tillid er svær at genopbygge.

Denne taktik er virkelig enkel at implementere, hvis du kan huske at holde det i tankerne. Bare vær forsigtig med at sige “ja”.

Før du siger ja, skal du sikre dig, at du forstår forespørgslen – hvad vil de have, og hvorfor? Når du forstår det, er du derefter i stand til at undersøge opgaven og give nogle muligheder. Hvis det er noget, du VED, du ikke kan sige “ja” til, skal du ikke forsinke smerten. Træk det ikke ud med “ja… Lad mig gå væk, se hvad vi kan gøre…” Hav den svære samtale nu.

Men når du taler om det, behøver du bestemt ikke at give et klart “Nej.” Husk, vi ønsker at bygge broer, ikke barrierer. I stedet, sig “Her er hvad vi kan gøre … .Jeg ved, det er ikke præcis, hvad du tænkte, men opfylder det dit behov?”

Husk: Alt hvad du gør og siger – eller ikke gør og siger – kommunikerer

Så husk at være tankevækkende. Når du er den, der udformer en besked og forsøger at kommunikere, så tænk på…

• Hvem du forsøger at nå – og tilpas din besked og tone derefter
• Hvad du vil have dem til at høre – de vigtigste punkter og handlinger, de skal tænke/føle og gøre
• Hvordan du vil nå dem – den mest effektive kanal for dem til at handle på den besked
• Vær lys, vær kortfattet, forsvind. – skriv ikke super lange e-mails, eller spild folks tid, vær klar
• Vær klar på, ‘Hvad så?’ – vær klar på, hvorfor du prøver at kommunikere noget
• Og selvfølgelig, vær klar på de næste skridt – du vil have, at folk skal være meget klare på, hvad du har brug for, eller vil have dem til at gøre næste gang.

Og ja, det vil altid være svært. Kommunikation er vanskelig af natur – selv hvis du bruger de taktikker, vi lige har dækket. Men ved at tage kontakt, sige det indlysende, være lige ud og utvetydig, lydhør, ikke overforpligte og være tankevækkende, vil du være godt på vej. Og for at gøre dette konsekvent effektivt, kan det virkelig hjælpe at have et kommunikationssystem.

Sådan oprettes en kommunikationsværktøjskasse

Ud over rammeværket og taktikkerne tror jeg, det er en god idé at planlægge din kommunikation og tænke igennem din kommunikationsværktøjskasse.

Jeg vil have, at du skal kunne anvende de praksisser, vi lige har gennemgået. Du behøver ikke bare “huske” alle disse ting hver dag. Du kan bygge og bruge et par forskellige værktøjer til at skitsere og systematisere din projektkommunikation, så du ikke føler, at du konstant prøver at holde trit med alt.

Så i vores kommunikationsværktøjskasse vil vi tænke igennem de ting, vi kan udnytte for at få alle på samme side og holde dem der. Formålet med denne værktøjskasse er at hjælpe med at udvikle en delt forståelse af, hvad der er sket, hvad der sker, og hvad der vil ske.

Disse er 5 ting værd at overveje for at hjælpe os med at gøre det:

• Din kommunikationsplan
• Din projektplan
• Din RACI-diagram
• Din RAID-log
• Og dine mødenotater og kontaktreferater

Men … for at tilføje en bemærkning, skabelsen af mængder af dokumentation i sig selv er ikke svaret på bedre kommunikation, disse er blot værktøjer, du kan bruge og tilpasse til dine behov.

Kommunikationsplan

Så først opret en kommunikationsplan – jeg ved, at mange PM’er ikke har arbejdet med en før, men det er et virkelig værdifuldt værktøj til at åbne en diskussion om din kommunikation – forestil dig det – og sørg for, at din projektkommunikation er opsat til at holde alle glade.

Vi vil gennemgå dette om et øjeblik og forklare, hvordan dette fungerer lidt mere detaljeret. Det er også værd at diskutere en plan for, hvilke værktøjer du vil bruge. Vores mål her er at forhindre kommunikationsoverbelastning – vi skal vide, hvor samtalen finder sted.

For eksempel:

– Hvilke oplysninger vil blive kommunikeret på synkrone kanaler som Zoom?

– Hvad vil blive kommunikeret asynkront via Slack eller e-mail?

– Vil vi kommunikere opdateringer fra vores daglige stand-up ved hjælp af et værktøj som Standuply eller Know Your Team?

– Og hvad vil blive kommunikeret i vores projektstyringsværktøj?

Projektplan

Dernæst, når vi tænker på at hjælpe alle med at få den delte forståelse af projektet, brug din projektplan. Dette er et fantastisk værktøj til at styre forventninger.

Det viser:

– Hvad sker der?

– Hvornår sker det?

– Hvem får det til at ske?

– Og afhængighederne for at få det til at ske.

RACI-diagram

Også, når vi tænker på at hjælpe alle med at få den delte forståelse af, hvad der sker, er det godt at være klar over, hvem der gør det! Hvem godkender det? Så et andet fantastisk kommunikationsværktøj er RACI-diagrammet – dette er et fantastisk værktøj til at styre forventninger – igen, vi har en workshop om dette også, så sørg for at tjekke det ud!

Opret et RACI-diagram – få klarhed over, hvem der er ansvarlig for at udføre arbejdet, ansvarlig for at godkende arbejdet, hvem der skal informeres, og hvem der vil blive konsulteret gennem hele projektet. Dette vil hjælpe dig med at være lydhør og involvere de rigtige mennesker på de rigtige tidspunkter i projektet.

Statusrapport

Næste op – Opret en solid statusrapport. Hold alle informeret om, hvad der er blevet gjort, hvad der bliver gjort nu og næste, og hvor budgettet og tidsplanen er. Dette er en god undskyldning for at tage regelmæssig kontakt med dine interessenter, og det giver strukturen til at være lige ud om, hvad der sker i projektet.

RAID-log

Næste, Opret en RAID-log – en log over risici, antagelser, problemer og afhængigheder. Dette kan være en del af din statusrapport, eller det kan stå frit til at kommunikere specifikke prioriteter, der påvirker dit projekt. Dette vil virkelig hjælpe dig med at være gennemsigtig og forblive ærlig!

Det hjælper dig med at kommunikere til dine interessenter om alt, hvad der kunne gå galt, sandsynligheden og virkningen af det, så elefanten i rummet ikke bliver glemt. Dette vil hjælpe dig med at sikre, at du siger det indlysende, fordi du vil have en liste over potentielle problemer og antagelser allerede kortlagt. Og de vil blive normaliseret, så de ikke føles som store overraskelser, når de kommer op under projektet.

Kontaktreferater

Og vores sidste værktøj i kommunikationsværktøjskassen – mødenotater og kontaktreferater.

Nu ved jeg, at dette er meget arbejde – men det er så vigtigt at holde styr på disse ting for at registrere:

– Hvem var der?

– Formålet med mødet.

– Hvad blev diskuteret.

– Hvad blev aftalt.

– Og næste skridt – hvem gør hvad og hvornår?

Dokumentationens værdi

At have et solidt papirspor er uvurderligt, så du kan afbøde glemsomhed og være klar over, hvad der skete, og hvad der blev aftalt.

Så dokumentationen hjælper os med at forstå situationen selv, og hjælper os med at kommunikere, hvad der er sket, hvad der sker, og hvad der vil ske til andre, så alle er på samme side. Men igen, tilbage til vores kommunikationsramme, er det virkelig vigtigt, at vi sørger for, at folk har forstået, hvad vi prøver at kommunikere.

Implementering

Så lav det ikke bare og glem det – cirkuler det, diskuter det (statusmøder er gode til dette), bed om spørgsmål, klarlæg beslutninger, følg op.

Så det virkelige værktøj i din kommunikationsværktøjskasse er dig. Som PM skal du sørge for, at du skaber klarhed og overensstemmelse ved at kommunikere effektivt.

Gennemgang af kommunikationsplan

Dernæst vil jeg gennemgå kommunikationsplanen, som vi berørte tidligere. Vi dækker RACI-diagrammer, projektplaner, RAID-logs, statusrapporter og mødenotater i andre indlæg, men kommunikationsplanen er den, der er virkelig specifik for din kommunikationsstrategi.

Lad os gå videre til den anden del og gennemgå det.

Vigtigheden af klarhed, struktur og konsistens

Husk altid: kommunikation er en udfordring for alle – dette er det svære.

Men ved at prioritere klarhed, struktur og konsistens – i kombination med at have den rigtige information tilgængelig for de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt – kan du være foran de fleste af de risici, der truer dit projekts evne til at lykkes.

Kort opsummering

Lad os hurtigt opsummere, hvad vi har lært i dette indlæg.

Du burde nu have en værktøjskasse af taktikker og bedste praksis for at kommunikere effektivt og proaktivt gennem hele dit projekt. Du burde også have

 en fornemmelse af, hvordan du bygger en stærk kommunikationsværktøjskasse til dig selv for at holde de rigtige mennesker informeret og involveret i samtalen på ethvert tidspunkt af dit projekt.

Og du burde være rustet med nogle strategier til at reagere på de kommunikationsudfordringer, du næsten helt sikkert vil stå over for under dit projekt. Kommunikation er den ståltråd, der kan gøre eller bryde dit projekt. Så kom ud og begynd at anvende nogle af disse strategier i praksis.