I dette indlæg dykker vi ned i, hvordan projekter leveres, og hvorfor dette kan variere afhængigt af den type projekt, du leder.
Vi vil udforske forskellige modeller for projektets livscyklus og hvordan de anvendes på digitale projekter.
Men lad os starte med at zoome ud og tale om de forskellige måder, et projekt kan tilgås på.
Som projektledere er det vores opgave at sørge for, at tingene bliver gjort. Vi anvender vores viden, færdigheder, værktøjer og teknikker for at få tingene til at ske.
Vi er ansvarlige for at levere resultater. Og i sidste ende er vi ansvarlige for at sikre, at disse resultater giver vores projekt den bedste chance for at nå sine mål.
Men hvordan gør vi det?
Et nyttigt sted at starte er at finde ud af din projektmetode.
Projekter – og særligt digitale projekter – kan tilgås på mange forskellige måder. Generelt passer projektmetoder ind i et spænd, der spænder fra forudsigende til adaptiv.
Forudsigende og adaptive tilgange
Forudsigende tilgange værdsætter forudsigeligheden i leveringen af projektet.
Dette kan inkludere at forpligte sig til faste datoer eller et bestemt niveau af indsats, men det betyder også, at man har nok information til at kunne forpligte sig til dem.
Adaptive tilgange tillader, at man ikke kender vejen til slutvisionen, og der er ikke nok information til at lave en forpligtende plan.
I midten er der forskellige hybride tilgange – tilgange, der forsøger at finde deres egen balance mellem at være forudsigelige og tilpasningsdygtige.
Tænk på det som at planlægge en rejse: Hvis du ved, hvor du vil hen og hvordan du kommer dertil, kan du lave en rejseplan med specifikke datoer, omkostninger og aktiviteter.
Du tager toget fra Istanbul fredag ved midnat, ankommer til Ankara tidligt lørdag morgen, og det koster dig 12 Euro. Det er forudsigelsen.
Hvis du blot ved, at du vil se dele af Latinamerika i løbet af sommeren der, kan du bare have en liste over de 10 bedste byer, du vil besøge, og afslutte din rejse, når pengene slipper op eller når sommeren er slut.
Mens du er i Lima, kan du beslutte at springe Nazca-linjerne over og tage direkte til Bogota i stedet. Det er adaptivt.
En forudsigende tilgang prioriterer informationsindsamling i starten af projektet.
Denne information bruges derefter til at skabe en forudsigelig tidslinje for projektaktiviteter, milepæle og leverancer. Denne plan bliver derefter baseline, som projektet kan styres ud fra.
Forudsigende tilgange er bedst, når projektets samlede proces, krav og mål er kendte størrelser og ikke sandsynligvis vil ændre sig meget gennem projektet.
Den mest populære forudsigende tilgang er Vandfaldsmetoden, hvor projektaktiviteter planlægges og sekventeres i detaljer i starten af projektet, for at forudsige, hvornår specifikke milepæle vil blive nået.
På den anden side bruger en adaptiv tilgang hurtige iterationer for at inddele projektet ned i mindre bidder mod projektets mål.
Denne tilgang opfordrer teams til at afdække ny information undervejs, udfordrer interessenter til at omfavne ændringer og tillader projektet at ændre sig i forhold til den information, der er tilgængelig i starten af hver ny iteration eller inkrement.
Adaptive tilgange er bedst, når der er en klar vision, men mange ukendte faktorer i starten af projektet, eller hvor projektkravene sandsynligvis vil ændre sig og udvikle sig gennem projektet.
Et af de mest almindelige eksempler på en adaptiv tilgang er Scrum Agile, hvor faste længder på sprints og iterative planlægningsaktiviteter tillader teams at ændre og omprioritere projektkrav baseret på, hvad der vil tilføje mest værdi til slutproduktet.
Hybridtilgange
Midt i dette spænd findes der hybridtilgange. Disse tilgange bruger en blanding af adaptive og forudsigende teknikker for at opnå projektets mål.
For eksempel kan et projekt starte med en intensiv indledende kravindsamling fase, der kan planlægges på en forudsigende måde, og derefter skifte til en mere adaptiv tilgang, hvor resten af projektet udføres i hurtige iterationer, der kan reagere på ændringer.
Eller det modsatte kan være tilfældet: et projekt kan starte med en højt ambitiøs forsknings- og udviklingsfase for at teste en hypotese eller skabe en prototype ved hjælp af en adaptiv tilgang, og derefter bevæge sig over i en mere forudsigende tilgang for at sikre, at det kan bygges og frigives inden en bestemt dato.
Hybridtilgange er bedst egnet til projekter, der har brug for et niveau af forudsigelighed i visse faser af projektets livscyklus og en grad af fleksibilitet i andre faser.
Det mest almindelige eksempel på en hybridtilgang er Wagile eller Watergile, der bruger vandfaldsplanlægning i starten efterfulgt af agile iterationer eller sprints for resten af projektet.
Projektets Livscyklus
Når du har fundet en passende tilgang til dit projekt, kan du begynde at definere, hvordan du og dit team vil levere projektet i lidt mere detaljer.
Det er her projektets livscyklus kommer ind. Projektets livscyklus beskriver livet for et projekt.
Ethvert projekt har en start og en slutning. Et projekt fødes, modnes og afsluttes.
Essensen af ethvert projekt er den samme, uanset tilgangen:
- Vi definerer projektmål og gør ting for at opfylde disse mål.
- Det er det, der gør projektets livscyklus til en nyttig ramme at tænke konceptuelt over vores projekt og hvordan man styrer det, og det er mere fleksibelt end at tale om dit projekt gennem linsen af en bestemt metode.
Afhængigt af din projektmetode kan din projektlivscyklus se lidt anderledes ud for at give mening.
Og afhængigt af de teams og organisationer, du arbejder med, kan navne på hver fase eller trin i et projekt variere meget.
Lad os se på nogle eksempler, der repræsenterer en arketype af en projektlivscyklus.
Forudsigende projekt livscyklus
For projekter med forudsigende tilgange er en populær måde at forstå deres livscyklus på, en som består af et sted mellem fire og seks faser.
Jeg har inkluderet en model med 6 faser, så vi kan bruge den til at tale om, hvad du som projektleder vil tænke, spørge og gøre i hver fase.
De 6 faser i denne model er: Koncept, Plan, Byg, Test, Implementer og Afslut.
Et projekt starter altid et sted. Business casen for projektet skal defineres. Derefter skal det valideres, om de rette ressourcer og kapaciteter er tilgængelige for at opnå målet. Dette er konceptfasen (eller initieringsfasen).
Derefter skal der skabes en løsning for at nå målet – dette er planfasen.
Denne løsning skal derefter realiseres – dette er byggefasen.
Gennem hele byggefasen skal vi også sikre, at det fungerer som forventet – dette er testfasen.
Projektet lanceres derefter – dette er implementeringsfasen.
Endelig skal projektets resultater måles, evalueres og dokumenteres, før projektet kan betragtes som afsluttet – dette er afslutningsfasen.
Adaptiv projekt livscyklus
Et adaptivt projekt kan se lidt anderledes ud, men tankegangen, du skal adoptere i hver fase, er lignende.
For eksempel kan et adaptivt projekt starte med en koncept- eller visionsfase og derefter gå over i gentagne iterationer af planlægning, bygning, testning og implementering.
Hver iteration bringer løsningen tættere på sine mål, indtil projektet når sin afslutning (enten fordi målene er nået, tiden er løbet ud, eller pengene er brugt op).
Dette ser bestemt anderledes ud end en forudsigende tilgang, men tankegangen, du skal adoptere i hver fase, er lignende.
I konceptfasen validerer du business casen og får alignment på en klar vision, så ressourcerne til dit projekt kan sikres.
Derefter inden for iterationerne, vil du skifte mellem:
- Plan, hvor du planlægger dine mål og tilgang til at nå disse mål for den iteration.
- Byg, hvor du støtter teamet i at realisere denne plan.
- Test, hvor du tester kvaliteten af dine leverancer.
- Implementer, hvor du enten frigiver inkrementet, altså dette sprints opgaver, til gennemgang internt (eksempelvis på et staging-miljø) eller frigiver nye funktioner til brugerne hvis funktionerne er færdige.
Og så, ligesom med en forudsigende tilgang, når du til slutningen af projektet, hvor du dokumenterer de erfaringer, der er gjort, fejrer med dit team og måler effekten.
Projektfaser
Lad os nu dykke ned i hvert af disse områder for at se på, hvad du som projektleder bør tænke, spørge og gøre i hver fase af dit projekt.
Koncept
I konceptfasen handler din rolle om at få alignment på projektet, arbejde med dit team og nøgleinteressenter for at definere målene og hvad der er nødvendigt for at opnå dem.
Målet med denne fase er at etablere projektets parametre, sikre ressourcerne til at gennemføre projektet og få et accept til at starte projektet.
Formålet med denne indledende fase er at tage en løs idé til et projekt og definere den så meget som muligt, så du hurtigt kan begynde at evaluere med dine interessenter, om det er rentabelt i forhold til omkostninger, tidslinje, og værdi.
Så du skal i gang med at bygge en business case for projektet, hvor vi får mappet alt dette ud.
Du skal nemlig have et klart overblik over projektets omkostninger, tidslinje, og værdi.
Hvad koster det projekt, som du gerne vil gå i gang med?
Hvordan ser det forventede udbytte ud?
Og hvilke risici er forbundede med projektet?
Det er alt sammen nogle spørgsmål, som du skal forholde dig til, når du udarbejder en business case.
En business case er derfor “den fulde historie” der fortæller læseren om den forventede Return on Investment (ROI) for en given investering.
Du skal hele tiden have dette i mente. Et projekt er som oftest en investering, og der skal derfor helst gerne kunne vise, at denne investering kan give virksomheden et positivt afkast.
En business case starter altid med at forklare, hvorfor man vil starte projektet, derefter sættes der mål for, hvad man ønsker, at få ud af projektet, og derefter fortæller man, hvordan man vil gøre det.
Derudover forudser en business case omkostninger, fordele og risici ved et projekt, så beslutningstagere kan beslutte, om et projekt er umagen værd, og hvorfor man vælger en fremgangsmåde i forhold til lignende strategier.
En business case skal ses som et nøgledokument for en projektleder, når man planlægger, driver og evaluerer projektet.
Det er det sidste dokument der skal laves inden du kan starte projektet, og meget af det har du allerede lavet i forvejen hvis du har fulgt min guide til projektledelse, som du kan downloade nederst på siden her.
En velskrevet business case flyder logisk fra at præsentere et problem eller mulighed gennem fordele og ulemper ved løsninger til beskrivelse af den anbefalede løsning.
Indholdet skal være let at scanne, så den er hurtigere og mindre overvældende at læse for styregruppen. Følgende er de almindelige sektioner i en business case i rækkefølge:
- Executive summary
- Projektets idébeskrivelse
- Projektets målsætninger
- Projektets krav
- Projektplanen
- Estimering af omkostninger og gevinster
- Projektets risici
- Projektlederens anbefaling
Vi vil ikke gå helt i dybden med en business case her, da det er et stort emne. Men nu har du en god ide om hvad der skal til for at udarbejde en business case.
Hent gerne vores skabelon til en business case, den kan være en god hjælp for at komme i gang.
Plan
Efter godkendelse til at fortsætte fra konceptfasen er næste fase planfasen.
Her arbejder du på løsningen for at opnå målene for projektet eller for en bestemt iteration og definerer tilgangen til, hvordan du gør, og hvad der skal gøres.
I et forudsigende projekt er dette måske den mest kritiske fase, fordi det meste af din planlægning sker på forhånd.
Gør du det forkert, risikerer du at bringe projektets levering på tid og budget i fare.
Det er under planlægningen, at du finder ud af:
- Hvad du præcis skal gøre
- Hvordan du vil gøre det
- Hvornår du vil gøre det
- Hvordan du vil vide, når du er færdig.
Alt planlægning indgår i din projektplan eller backlog, som definerer det præcise scope, der skal leveres, og de opgaver, ansvar, tidslinjer, afhængigheder, ressourcer og omkostninger, der er forbundet med at levere dette scope.
En plan er utrolig vigtig, for en god projektplan kan hjælpe med at få dine kollegaer eller kunder til at forstå projektet, uanset hvor kompliceret projektet er.
En projektplan er et dokument, typisk et Gantt diagram, som viser hvert skridt, der skal tages for at gennemføre et projekt eller et inkrement fra A til Z.
Det viser samtidigt projektlederens tilgang til projektet, projektets slutprodukter eller leverancer, samt projektets fremdrift.
I mange tilfælde ændres planen undervejs i projektet, hvilket er okay, hvis det viser sig, at den oprindelige plan ikke var korrekt, eller at der var bedre muligheder end oprindeligt specificeret.
Det er et større emne om hvordan man effektivt bygger en projektplan. Men vi har andre guides og skabeloner som kan hjælpe dig godt på vej.
Byg
Byggefasen er den del af projektets livscyklus, hvor du sætter din plan i værk.
Du engagerer dine ressourcer, briefer dem, fastlægger grundreglerne og støtter dem i udførelsen af det, de er ansvarlige for.
Som projektleder skifter du fra planlægning – fra at tale om et projekt – til at lede teamet og styre dem mod afslutningen af projektet.
Du vil bruge din tid på koordinering, møder og reviews for at lede teamet og holde projektet på sporet.
Det er her der går drift i den, og alle ens ressourcer bliver samlet for at bygge et godt og solidt produkt, som lever op til alt hvad der er defineret i både business case og projektplanen.
Hvordan denne byg fase ser ud, er meget forskelligt alt efter hvilken projektledelsesmetode du bruger.
Vi anbefaler ofte Scrum metoden til folk, og du kan tage et kig på vores kursus om Scrum hvis du gerne vil vide mere om dette.
Test
Test udføres parallelt med eksekvering af projektet, og det er mere en tankegang end en fase.
Testning handler om at sikre, at du overvåger og kontrollerer kvaliteten og sundheden af dit projekt og dets leverancer.
Dette kan være testning i bogstavelig forstand: Test af opgaver, for at se om de funktionsmæssigt lever op til det som er beskrevet i den individuelle opgave. Hvis de ikke gør, skal opgaven afvises, og sendes tilbage til personen som har siddet med den.
Men det kan også være testning af, om dit projektets udbytte er som forventet, og om man skal justere kursen, hvor det er nødvendigt, for at nå de mål der er defineret i business casen.
Implementer
Når din løsning eller iteration er ved at blive til virkelighed, når du implementeringsfasen.
Endnu en gang skifter din tankegang som projektleder til at binde løse ender sammen og arrangere de sidste tjek og sikre, at du har den formelle godkendelse til at lancere.
Og så i afslutningsfasen vil du fokusere på at afslutte tingene – indsamle og dokumentere erfaringer, arkivere aktiver, og måle dine faktiske resultater mod den oprindelige plan.
I et forudsigendet projekt kan dette være, hvor dit job som projektleder på projektet slutter. Du skal muligvis i gang med et nyt projekt, eller med at planlægge en udvidelse af det projekt du lige har afsluttet.
I et adaptivt projekt kan dette blot være afslutningen på en iteration, og du kan derefter gå tilbage til planlægningsfasen igen, og planlægge den næste iteration.
Uanset hvad er det et godt tidspunkt lige at stoppe op, og give alle der er med i projektet en high-five for et godt arbejde.
Opsummering
Vi har nu gennemgået projektets livscyklus. Lad os tage en hurtig opsummering af, hvad du har lært.
Du bør nu have en forståelse for de forskellige måder, et projekt kan tilgås på – hvad enten det er ved at bruge en forudsigende tilgang, en adaptiv tilgang eller noget derimellem.
Du bør også have en forståelse for projektets livscyklus og hvorfor den er vigtig. Det er en ramme for planlægning og kommunikation, så alle ved, hvor de er i processen og hvad de overordnede mål er.
Og du bør have en grundlæggende forståelse for nogle populære modeller af projektets livscyklus. De kan have forskellige navne og faser afhængigt af dit projekts kontekst, men de bør afspejle tilgangen, så du kan begynde at tale om dit projekt uden at blive for specifik om metoden.
